「宛先と異なる書類が入っている」「必要な書類が入っていない」「対象外へ送ってしまう、または対象先に届いていない」
――そんな現場のトラブルや不安に悩まされることがありませんか？
こうしたトラブルは「現場の注意不足」として扱われがちですが、工程や運用設計が十分でないことが原因になるケースもあります。 本記事では、通知業務の基本からよくあるトラブルとその対策についてわかりやすく解説します。
目次
通知業務とは？
「通知業務」とは、特定の事実・判断・期限・変更内容などを、正確かつ確実に相手へ伝達することを目的とした業務を指します。 近年では「紙の通知物」に加えて、紙資源の削減、到達結果の可視化、閲覧管理の容易さをメリットとする「デジタル通知（電子送付）」も増えています。
代表的な通知例は以下の通りです。
・ 請求書・利用明細・納品書
・ 健診案内・健診結果通知
・ 契約内容のお知らせ・各種同意書
・ 試験案内・受験票・合否通知
・ 督促状・リマインド通知
さらに通知物には、次の特徴があります。
・ 個人情報を含むケースが多い
・ 1通ごとに内容が異なる
・ 法的・業務的に重要な意味を持つことが多い
封入・封緘・発送（差出）における位置付け
通知業務は、次の工程とセットで成り立ちます。
・ 印字：個人情報や通知内容を帳票に表示する
・ 封入：封筒などに帳票・同封物を入れる(はがきにはなし)
・ 封緘：糊付けや圧着などで封筒や圧着はがきを閉じる
・ 発送（差出）：仕分け・梱包を行い、郵便局や運送会社へ差出（引き渡し）まで行う工程
※「投函（ポスト投入）」の運用もあります。特定記録・書留等の到達証跡が必要な通知業務では差出を行います。
通知業務の設計が曖昧だと、誤封入・封緘不良・誤発送（誤差出）・情報漏えいが起こりやすくなります。 通知業務を熟知した業者に委託することで封入・封緘・発送（差出）トラブルやリスクを抑えるための仕組みを整えやすくなります。
現場でよくあるトラブルと原因・対策
1. 誤封入（中身が違う／不足している）
原因：宛先情報と帳票を1通単位で結びつける仕組みがない、異なる帳票や宛先を同一ラインで混在処理している、手作業中心で機械的なチェックができていない。
対策：宛名と帳票に共通のユニークキーを付与して工程内で照合する、多枚数封入では重量検査などで封入漏れを検知する、手作業工程にはダブルチェックを標準フローとして組み込む。
2. 封緘不良（封が閉じていない／中身が見える）
原因：封筒や糊、圧着紙と設備の相性検証が不十分、ロットごとの検査ルールが曖昧なまま運用されている。
対策：新しい資材を使用する前に設備との組み合わせテストを行う、ロット単位で抜き取り検査の頻度と方法を定め、封緘状態を目視・カメラ等で確認する運用を徹底する。
3. 誤発送（差出）・発送（差出）漏れ
原因：「発送」「差出」「投函」といった用語や完了条件が不統一、通知対象の抽出条件が関係者間で共有されていない、データ件数と実作業件数の突合せが不十分。
対策：用語と完了条件を明確に定義・共有する、通知対象の抽出・除外条件を文書化する、ロットごとにデータ件数・封入件数・差出件数を突合する運用を設ける。
個人情報・作業環境のセキュリティ
通知業務では、氏名・住所・契約内容・結果情報など、機密性の高い個人情報を日常的に扱います。
押さえておくべきポイントは、通知業務エリアの限定や入退室管理、データ授受時の暗号化やアクセス権限の設定、印刷物の保管期間・廃棄方法の明確化といった対策を、業務設計の段階から組み込むことです。
また、個人データを記載したはがき等を郵送する場合には、内容が第三者に視認されないよう、目隠しシールの貼付や透け防止加工などの物理的な対策も有効です。
重要なのは「絶対に漏れない」と言い切ることではなく、万一の際に原因と影響範囲を追える状態（トレーサビリティ）を整えておくことです。
通知業務に関するご相談がございましたら、こちらからお問い合わせいただけます。
知っておきたい関連用語
通知業務では似た言葉が混ざりやすく、事故や認識ズレの原因になります。代表的な用語を整理します。
ダイオーミウラが選ばれる理由
当社では、通知業務を「印刷・封入・封緘・発送（差出）だけの作業」とは捉えず、データ設計・セキュリティ・検査・トレーサビリティまで含めて、設計から運用まで一括支援します。
1. データ受領から発送（差出）までを一括で対応
データをお預かりし、通知物のパーソナル印字から封入・封緘、発送（差出）までをワンストップで対応しています。件数の変動や短納期といった条件にも、柔軟に対応しています。
2. 現場に合わせた業務設計とトレーサビリティの確保
多様な通知業務代行の実績をもとに、現場の条件に合わせた業務設計を提案しています。
また、封入封緘機により封入漏れを防止するとともに、封入ログを記録・管理することで、トレーサビリティを確保する業務設計を行っています。
3. 個人情報を守るセキュリティと多重チェック体制
入退室管理や監視カメラなど、個人情報を扱う業務に適した現場セキュリティ環境を整備するとともに、専用回線を使用した情報セキュリティ体制を構築しています。
また、コード照合や重量検査などの多重チェックにより、誤封入・封緘不良・誤発送（差出）のリスク低減に取り組んでいます。
具体的な対応（設備・体制・セキュリティ運用）については案件要件により異なりますので、現状フローの棚卸しからぜひご相談ください。
重要ポイント総まとめ（これだけ読めば内容がわかる！）
・通知業務とは、特定の事実や判断を、正確かつ確実に相手へ伝達する業務であり、内容の正確性と到達性が求められる。
・通知業務は印字から発送（差出）までの工程が連動しており、いずれか一つでも設計が曖昧だとトラブルが発生しやすい。
・誤封入や誤発送は「注意不足」ではなく、宛先・帳票の紐づけや件数突合など、工程・ルール設計の不備が原因となることが多い。
・個人情報を扱う通知業務では、物理・システム両面の対策を業務設計に組み込み、トレーサビリティを確保することが重要である。
「誤封入・誤封緘・誤発送（差出）が不安」「セキュリティを強化したい」といった課題がある場合は、まず自社の封入・封緘・発送（差出）を含む通知業務フローを棚卸ししてみてください。
見直しが、ミスの少ない安全で効率的な運用に繋がります。
